Riskide juhtimise ja hoolsusmeetmete kohaldamise juhend

4.302. Kohustatud isik võib tugineda teise isiku kogutud andmetele ja dokumentidele, et vältida topeltkontrolli, vähendada ressursikasutust ning lihtsustada ärisuhete loomist ja tehingute läbiviimist.

4.303. Teise isiku kogutud andmetele tuginemisel peab kohustatud isikul olema selgelt kirjeldatud ja dokumenteeritud protsess, mis sätestab, millistel juhtudel ja tingimustel sellistele andmetele tuginetakse, kuidas hinnatakse nende usaldusväärsust ning kuidas tehakse nende andmete pinnalt otsuseid.

4.304. Teise isiku kogutud andmetele ja dokumentidele saab tugineda, kui on täidetud järgmised tingimused:

4.304.1. teiselt isikult saadakse piisavalt teavet, et teada ärisuhet loova või tehingut tegeva isiku, tema esindaja ja tegeliku kasusaaja identiteeti ning ärisuhte või tehingu eesmärki ja olemust;

4.304.2. on tagatud, et vajadusel saab viivitamata kätte kõik andmed ja dokumendid, mille puhul tugineti teise isiku kogutud andmetele;

4.304.3. on tehtud kindlaks, et teine isik, kellele tuginetakse, on ise kohustatud täitma ning täidab Euroopa Parlamendi ja nõukogu asjakohastes direktiivides sätestatuga võrdväärseid nõudeid, sealhulgas hoolsusmeetmete kohaldamise, riikliku taustaga isiku tuvastamise ja andmete säilitamise nõudeid, ning on või on valmis olema nõuete täitmisel riikliku järelevalve all. Kohustatud isik peab võtma seejuures kasutusele piisavad meetmed, et täita selles punktis kirjeldatud tingimused.

4.305. Kohustatud isikud peavad arvestama, et klient ei pruugi neile kujutada sama tasemega riski kui isikule, kelle andmetele tuginetakse. See tähendab, et kui teine isik, kelle andmetele tuginetakse, on määranud kliendile madala riskiastme, aga kohustatud isiku jaoks on tegemist kõrge riskiastmega kliendiga, siis ei pruugi piisata teise isiku andmetest kohustatud isiku riskide maandamiseks. Kliendi riskiprofiil ja riskiaste tuleb määrata kohustatud isikul endal. Kohustatud isik peab veenduma, et teise isiku rakendatavad meetmed on kooskõlas tema sisemiste protsessidega ja on piisavad ning sellised hinnangud tuleb kirjalikult dokumenteerida.

4.306. Teise isiku andmetele tuginedes tuleb jälgida ka, et andmed, millele tuginetakse, on kogutud selle konkreetse teise isiku poolt. See tähendab, et hoolsusmeetmete kohaldamisel kogutud andmete kogumisel ei tohi tekkida nö jada, kus kohustatud isik tugineb teise isiku andmete, mis on omakorda saadud kolmandalt isikult. Sellises jadas võivad riskid jääda maandamata, sest kohustatud isik ei saa kontrollida tingimusi, mille alusel eelnevates etappides andmeid koguti.

4.307. Kui kohustatud isik kasutab teenuse osutamiseks agente, siis kohustatud isik ei saa tugineda agendi kogutud andmetele, sest agent ei ole sõltumatu teine isik. Agent on nö vahend, mille kaudu kliendile teenust osutatakse.

3.308. Teise isiku andmetele tuginemise tingimused, sealhulgas andmete väljastamise protsess, tähtajad jne, on soovituslik fikseerida lepingus.