Riskide juhtimise ja hoolsusmeetmete kohaldamise juhend

4.55. Ärisuhte loomisel või juhuti tehtava tehingu tegemisel peab füüsilisest isikust kliendi või juhuti tehtavas tehingus osaleva füüsilise isiku isikusamasuse ning esitatud teavet kontrollima (verifitseerima) usaldusväärsest ja sõltumatust allikast hangitud teabe põhjal. Füüsilise isiku ja esindaja tuvastamise protsess peab olema kirjeldatud protseduurireeglites.

4.56. Füüsilisest isikust kliendi ja vajadusel tema esindaja kohta kogutakse ja säilitatakse järgmised andmed:

4.56.1. nimi;

4.56.2. isikukood, selle puudumisel sünniaeg ning elu- ja asukoht;

4.56.3. teave esindusõiguse kohta (esindusõiguse ulatus, faktid esindusõiguse kontrollimise kohta. Kui esindusõigus ei tulene seadusest, siis esindusõiguse alusel oleva dokumendi nimetus, väljaandmise kuupäev ja väljaandja nimi või nimetus);

4.56.4. sidevahendite andmed (telefoninumber ja/või elektroonposti aadress).

4.57. Füüsilise isiku isikusamaust tuvastatakse järgmiste dokumentide alusel:

4.57.1. isikut tõendav dokument;

4.57.2. välisriigis välja antud kehtiv reisidokument;

4.57.3. juhiluba, mis on kehtiv dokumenti on kantud kasutaja nimi, foto või näokujutis, allkiri või allkirjakujutis ja sünniaeg või isikukood;

4.57.4. alla 7-aastase isiku puhul perekonnaseisutoimingute seaduse §-s 30 nimetatud sünnitõend.

4.58. Kohustatud isik peab olema veendunud, et isikusamasuse tuvastamiseks esitatud dokument on sobiv ja vastab seaduses sätestatud loetelule.

4.59. Kui isikut tõendavat dokumenti ei ole võimalik näha, siis võib kasutada isikusamasuse kontrollimiseks notariaalselt tõestatud või notariaalselt või ametlikult kinnitatud isikusamasuse tuvastamise aluseks olevat dokumenti või muud usaldusväärsest ja sõltumatust allikast pärit teavet, sealhulgas e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste vahendeid. Sellisel juhul tuleb andmete kontrollimiseks kasutada vähemalt kaht erinevat allikat. Kahte erinevat allikat ei pea rakendama piiratud teovõimega kliendi suhtes, kelle nimel loob ärisuhte või teeb tehingu tema esindaja.

4.60. Tuleb kindlaks teha, kas isik tegutseb enda või teise (füüsilise või juriidilise) isiku nimel, st vajadusel tuvastada füüsilise isiku tegelik kasusaaja.

4.61. Kui isik tegutseb teise isiku nimel, peab rakendama meetmeid selle isiku suhtes, kelle nimel tehinguid tehakse (vt ka juriidilise isiku isikusamasuse tuvastamise osas juhendi punkti 4.87.).

4.62. Juhul, kui kliendi või juhuti tehtavas tehingus osaleval isikul on esindaja, tuleb esindaja isikusamasus tuvastada ning esitatud teavet kontrollida usaldusväärsest ja sõltumatust allikast hangitud teabe põhjal.

4.63. Esinduse puhul peab kohustatud isik lisaks tuvastama ja kontrollima ka esindusõiguse olemasolu ning selle ulatust. Kohustatud isik peab jälgima esindajatele antud esindusõiguse tingimusi ning osutama teenuseid ainult esindusõiguse ulatuses (näiteks, kas tegemist on ühekordse tehinguga või korduvate tehingute tegemisega teatud perioodi jooksul).

4.64. Piiratud teovõimega isikute, sealhulgas alaealiste, puhul peab lisaks juhendis antud juhistele ning RahaPTS-is sätestatule, lähtuma tsiviilseadustiku üldosa seaduses, võlaõigusseaduses ja perekonnaseaduses sätestatud normidest. Lisaks piiratud teovõimega isiku isikuandmetele tuleb isikusamasuse tuvastamisel kontrollida seadusliku esindaja (lapsevanema(te) või eeskostja(te)) isikuandmeid.

4.65. Kliendi tundmine või tema avalik tuntus ei ole aluseks seaduses sätestatud isikusamasuse tuvastamise protseduuri mittetäitmiseks. Isikusamasust tuleb kontrollida ka tehingute või toimingute tegemiseks pöörduvate avalikult tuntud ning nendega otseselt või kaudselt seotud isikute puhul.

4.66. Füüsilise isiku isikusamasuse tuvastamist ja kontrollimist ei pea kohaldama uuesti, kui sama füüsilise isikuga on juba kehtiv ärisuhe ja sama füüsiline isik soovib sõlmida uut kestvuslepingut või saada uut teenust. Samuti siis, kui uut ärisuhet soovib luua füüsiline isik, kelle isikusamasus on juba tuvastatud ja kontrollitud muu õigussuhte raames, kus see isik on olnud teise kliendi esindaja. Eeltoodu kehtib eeldusel, et ei ole kahtlust isikusamasuse tuvastamise kohustuse tekkimise hetkel klienti puudutavate andmete (sealhulgas isikusamasuse tuvastamise ja tegeliku kasusaaja tuvastamise käigus kogutud andmete) õigsuses ja kehtivuses. Füüsilise isiku eelnimetatud tingimustel tuvastamata jätmine ei tähenda, et kliendi osas ei peaks tuvastama uuesti ärisuhte eesmärki juhendi punkti 4.170. mõttes või et ärisuhet ei peaks jälgima juhendi punkti 4.222. mõttes. Kirjeldatud erandit kasutades peab kliendikaustas (ehk kohas, kus hoolsusmeetmete käigus kogutud andmeid säilitatakse) olema selge viide asjakohaste isikusamasuse tuvastamise käigus kogutud dokumentide kättesaamise kohale (ehk nö kliendikaustale, kus algse isikusamasuse tuvastamise käigus kogutud andmed on säilitatud).

4.67. Vajadusel peab kohustatud isik olema valmis selgitama isikusamasuse tuvastamise meetme ja kasutatava kontrollimeetmete valikut pädevale järelevalveasutusele. Ühtlasi peab olema ka valmisolek, et näidata, millisel põhjusel on tegemist usaldusväärse ja sõltumatu allikaga, millised on kaks erinevat allikat (kui sellist viisi kasutatakse), ning põhjendama, miks valitud meede on kooskõlas kliendi ja temaga seotud ärisuhte riskiprofiili ning riskiastmega. Olenevalt tegutsemise valdkonnast tuleb olla valmis järelevalveasutusele näitama kaugtuvastuse teel tehtud toiminguid ja kogutud andmeid (nt videointervjuu).

4.68 Kui kohustatud isikul ei ole võimalik isikusamasuse tuvastamiseks kasutatavat originaaldokumenti näha, võib kasutada isikusamasuse kontrollimiseks ka dokumenti, mis on notariaalselt tõestatud, notariaalselt või ametlikult kinnitatud või muud usaldusväärsest ja sõltumatust allikast pärinevat teavet, sealhulgas ka e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste vahendeid. Kui originaaldokumenti pole võimalik näha, siis tuleb eelnimetatud andmete kontrollimiseks kasutada vähemalt kahte erinevat allikat.