Riskide juhtimise ja hoolsusmeetmete kohaldamise juhend

2.7. Kui kohustatud isikul on rohkem kui üks juhatuse^[7] liige, määratakse juhatuse liige, kes vastutab RahaPTS-i ning selle alusel kehtestatud õigusaktide ja juhendite rakendamise eest^[8]. 

2.8. Juhatuse pädevus ja vastutus peavad olema läbipaistvalt ja üheselt mõistetavalt kirjeldatud juhatuse liikmete ülesandeid reguleerivas dokumentatsioonis (nt juhatuse liikmete ametijuhendid, teenistuslepingud, vastutusvaldkonda kirjeldav dokument vms).

2.9. Vastutava juhatuse liikme määramisel tuleb tuvastada võimalikud huvide konfliktid, neid arvestada ja vajadusel rakendada asjakohaseid meetmeid nende vältimiseks või maandamiseks.

2.10. Juhatus peab mõistma huvide konflikti olemust, suutma seda oma tegevuses õigeaegselt tuvastada ja hinnata ning rakendada asjakohaseid meetmeid sellega seotud riskide maandamiseks. See kehtib ka olukorras, kus üks ja sama isik täidab ettevõttes mitut rolli või funktsiooni (sealhulgas tulenevalt kolme kaitseliini põhimõttest, ärihuvidest ja/või rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuetest).

2.11. Vastutav juhatuse liige peab:

2.11.1. oma tegevuses üles näitama vajalikku asjatundlikkust, ausust, täpsust ja hoolikust, et tagada rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise nõuete täitmine;

2.11.2. pühendama piisavalt aega ja tagama piisavalt vahendeid rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamisega seotud ülesannete tõhusaks täitmiseks;

2.11.3. tagama, et kogu juhatus on teadlik rahapesu ja terrorismi rahastamise riskidest ning nende mõjust kogu äritegevusele.

2.12. Juhatus peab määratlema riskiisu ja koostama riskihinnangu. Selleks juhatus muu hulgas:

2.12.1. lähtub käesolevas juhendis esitatud riskiisu ja riskihinnangu koostamise põhimõtetest (juhendi punktid 3.5. - 3.23.) ning tagab riskiisu ja riskihinnangu dokumentide koostamise ja nende regulaarse ülevaatamise;

2.12.2. tagab riskijuhtimise meetmete olemasolu, et hinnata riskiisu dokumendi järgimist ning tuvastada riskide muutused mõistliku aja jooksul (sealhulgas tuleb kajastada need riskihinnangu dokumendis). Kõrvalekalde ilmnemisel tegutseb juhatus või juhatuse tasandil määratud vastutav isik viivitamata ning teeb vajalikud muudatused organisatsioonilises ülesehituses ja protsessides, vajadusel peatades teenuste osutamise osaliselt või täielikult kuni riskide maandamiseni;

2.12.3. Juhatus peab kehtestama ja regulaarselt üle vaatama rahapesu ja terrorismi rahastamisega seotud riskide võtmise, juhtimise, jälgimise ning maandamise põhimõtted ja protseduurid. Need peavad hõlmama nii olemasolevaid kui ka potentsiaalseid riske. Juhatus tuvastab ja hindab regulaarselt kõiki tegevusega kaasnevaid rahapesu ja terrorismi rahastamise riske ning tagab nende jälgimise ja kontrolli. Juhatus peab tagama, et riskide juhtimiseks on olemas piisavad ressursid, sealhulgas pädevad töötajad ja asjakohased maandamismeetmed. Nimetatud kohustused kehtivad ka juhul, kui ettevõttes on üks juhatuse liige, kes täidab samaaegselt töötaja ülesandeid. Eelneva täitmiseks juhatus muu hulgas:

• 2.12.3.1. on jooksvalt kursis majandustegevusega seotud rahapesu ja terrorismi rahastamise riskidega. Juhatus tagab enda (või vähemalt vastutava juhatuse liikme) regulaarse koolitamise, et olla kursis rahapesu ja terrorismi rahastamise uute trendide, uuenenud õigusaktide, rahvusvahelise praktika, järelevalveasutuste juhendite, analüüside jmt dokumentidega;
• 2.12.3.2. kehtestab RahaPTS-i, sellega vahetult seotud õigusaktide ning käesoleva juhendi nõuete täitmiseks vajalikud protseduurireeglid ning tagab, et nende täitmisega otseselt seotud töötajad on vastavatest nõuetest teadlikud;
• 2.12.3.3. tagab sobiva organisatsioonilise ülesehituse ja ressursid. Juhatus loob organisatsioonilise ja protsessipõhise ülesehituse (sealhulgas vastava IT-võimekuse) ja kaasab vajalikud inimesed, et vastata maksimaalselt lubatavale riskiisule ning olla võimeline vastu seisma kaasnevatele riskidele/ohtudele ja neid maandama. Kui olemasolev organisatsiooniline ülesehitus ei vasta võetavatele riskidele, peab juhatus viivitamata tagama selle kohandamise. Samuti peab juhatus kehtestama meetmed, mis võimaldavad regulaarselt hinnata tegevusega kaasnevate riskide ulatust ning organisatsioonilise ülesehituse piisavust;
• 2.12.3.4. hindab kolme kaitseliini põhimõttest tulenevat huvide konflikti riski ning vajadusel rakendab meetmeid selle maandamiseks ja vältimiseks, sealhulgas vajadusel ning lähtuvalt proportsionaalsuse põhimõttest loob kolme kaitseliini põhimõttest lähtuva organisatsioonilise ülesehituse;
• 2.12.3.5. tagab, et määratud vastutav(ad) isik(ud) rakendavad RahaPTS-is (eelkõige RahaPTS 4. ja 5. peatükis) sätestatud hoolsusmeetmeid ning juhendis toodud soovitusi. Juhatus peab veenduma, et meetmed on asjakohased, vastavad tegevusprofiilile ning on kooskõlas kliendi, tehingu iseloomu, suuruse ja ulatuse ning võimalike rahapesu ja terrorismi rahastamise riskidega. Juhatus peab korraldama sisekontrollisüsteemi tõhusa toimimise ja tagama kohustatud isiku, juhatuse ning töötajate tegevuse osas toimivad kontrollimehhanismid. Kontrollid peavad tagama vastavuse õigusaktidele, juhtimisorganite kinnitatud dokumentidele ja headele tavadele. Juhatus peab hindama regulaarselt RahaPTS-i ja käesoleva juhendi nõuete täitmiseks loodud sisekontrollisüsteemi tõhusust. 

2.13. Kohustatud isiku juhatus dokumenteerib ja protokollib otsustusprotsessi ning vastuvõetud otsused rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise meetmete rakendamise kohta. Näiteks: riskihinnangu kinnitamine, otsus tõsta teatud klientide riskiastet, otsus muuta hoolsusmeetmete kohaldamist teatud klientide osas, vastutava isiku määramine/muutmine.