Riskide juhtimise ja hoolsusmeetmete kohaldamise juhend

6.1. Kohustatud isik peab registreerima ja säilitama kõik andmed, mis on seotud hoolsusmeetmete kohaldamise, tehingute tegemise ning RahaPTS-i kohustuste täitmisega.

6.2. Kohustatud isik peab muu hulgas registreerima ja säilitama järgmised andmed ja dokumendid:

6.2.1. Ärisuhte ja tehingutega, sealhulgas juhuti tehingutega seotud otsused:

6.2.1.1. teave ärisuhte loomisest või juhuti tehtava tehingu tegemisest keeldumise kohta;

6.2.1.2. teave olukordade kohta, kus infotehnoloogiliste vahendite abil ei ole võimalik hoolsusmeetmeid kohaldada;

6.2.1.3. teave juhtudest, kus klient loobub ärisuhte loomisest või tehingu tegemisest, sealhulgas juhuti tehingu tegemisest, seoses hoolsusmeetmete kohaldamisega;

6.2.1.4. teave ärisuhte lõpetamise asjaolude kohta, kui hoolsusmeetmeid pole võimalik kohaldada.

6.2.2. Isikusamasuse tuvastamise ja kontrollimise andmed:

6.2.2.1. isikusamasuse tuvastamise ja kontrollimise aluseks olevad dokumendid, originaalid või koopiad;

6.2.2.2. isikusamasuse tuvastamisel digitaalselt ehk isikuga samas kohas viibimata:

6.2.2.3. digitaalseks isikutuvastamiseks kasutatud dokumendi andmed;

6.2.2.4. teave elektrooniliste päringute kohta riiklikesse registritesse;

6.2.2.5. isikusamasuse tuvastamise ja kontrollimise protsessi andmed koos ajatempliga;

6.2.2.6. muud kontrolli tõendavad andmed (näiteks logid), sealhulgas kahe sõltumatu allika kasutamise tõendid.

6.2.3. Ärisuhte loomise ja seirega seotud dokumendid:

6.2.3.1. ärisuhte loomise aluseks olevad dokumendid, välja arvatud juhendi eelmises punktis nimetatud dokumendid;

6.2.3.2. ärisuhte käigus kogutud andmed ja dokumendid, sealhulgas kliendi tegevuse ja tehingute analüüsid, tehingute tausta ja eesmärgi selgitamisega seotud andmed ning keerukate, ebatavaliste või suure väärtusega tehingute analüüsid. 

6.2.4. Tehingute andmed:

6.2.4.1. tehingu tegemise kuupäev või ajavahemik;

6.2.4.2. tehingu sisu kirjeldus;

6.2.4.3. tehingu summa, vääring ja seotud konto andmed;

6.2.4.4. erijuhtudel täiendavad andmed, näiteks juriidilise isiku staatust mitteomava ühenduse või usaldusfondi esindaja staatus ja registriandmed või vara hoiule võtmisel deponeerimisnumber, turuhind või vara kirjeldus, muu tehingu puhul summa, vääring ja konto number.

6.2.5. Muud andmed ja teatamiskohustusega seotud teave:

6.2.5.1. kogu RahaPTS-ist ja juhendist tulenevate kohustuste täitmisega seotud kirjavahetus;

6.2.5.2. Rahapesu Andmebüroole teatamiskohustuse täitmise aluseks olev teave;

6.2.5.3. andmed kahtlaste või ebatavaliste tehingute kohta ka juhul, kui neist ei teatatud. Soovituslik on säilitada dokumentatsioon, mis sisaldaks ka asjaolude hindamist, kogutud tõendeid, kahtluse välistamise põhjuseid ning otsuse teinud isiku või struktuuriüksuse. Selline dokumenteerimine võimaldab otsustusprotsessi jälgida ning seda hiljem kontrollida.

6.3. Käesolevas peatükis nimetatud andmeid säilitatakse 5 aastat pärast ärisuhte lõppemist või juhuti tehtud tehingu tegemist. 

6.4. Rahapesu Andmebüroole teatamisega seotud andmeid säilitatakse 5 aastat pärast teatamiskohustuse täitmist.

6.5. Andmeid ei pea registreerima ega säilitama ulatuses, milles kohustatud isik on võimeline neid usaldusväärselt reprodutseerima kogu 5-aastase säilitamistähtaja jooksul. Samas peab kohustatud isik igal ajal olema võimeline tõendama, et isikusamasuse tuvastamise käigus kogutud andmeid on kontrollitud, ning esitama teabe kontrollitud andmete päritolu, nende usaldusväärsuse ja sõltumatute allikate kohta, sealhulgas tõendama vähemalt kahe sõltumatu allika kasutamist.

6.6. Kui hoolsusmeetmete kohaldamiseks tehakse päring riigi infosüsteemi andmekogusse, loetakse andmete säilitamise kohustus täidetuks, kui päringu tegemise fakt ning kuupäev on taasesitatav 5 aasta jooksul pärast ärisuhte lõppemist või juhuti tehtud tehingu tegemist. Samas tuleb registreerida ja säilitada andmed kuupäeva osas, millal vastav päring teostati. 

6.7. Finantseerimisasutus säilitab RahaPTS § 31 rakendamisel digitaalseks isiku tõendamiseks ette nähtud dokumendi andmed, teabe elektroonilise päringu tegemise kohta isikut tõendavate dokumentide andmekogusse ning isikusamasuse tuvastamise ja kontrollimise protseduuri andmeid koos ajatempliga viis aastat pärast ärisuhte lõppemist.

6.8. Andmete säilitamise ja kustutamise põhimõtted

6.9. Säilitatud andmed tuleb kustutada pärast säilitamistähtaja möödumist, kui õigusaktidest ei tulene teisiti. 

6.10. Pädeva järelevalveasutuse ettekirjutuse alusel võib rahapesu või terrorismi rahastamise tõkestamise, avastamise või uurimise seisukohast olulisi andmeid säilitada kauem, kuid mitte rohkem kui 5 aastat pärast esmase tähtaja möödumist.

6.11. Andmete kättesaadavus ja säilitamise viis

6.12. Dokumente ja andmeid tuleb säilitada viisil, mis võimaldab viivitamata ja ammendavalt vastata Rahapesu Andmebüroo või vastavalt õigusaktidele teiste järelevalveasutuste, uurimisasutuste või kohtu päringutele. 

6.13. Kohustatud isik peab muu hulgas suutma tuvastada, kas tal on päringus nimetatud isikuga olnud ärisuhe viimase 5 aasta jooksul ning milline on või oli selle ärisuhte olemus.

6.14. Dokumente ja andmeid tuleb säilitada süstemaatiliselt ja kronoloogiliselt, tagades selge struktuuri, dokumentide loogilise jaotuse (näiteks dokumentide pealkirjastamise) ja hoolsusmeetmete rakendamise jälgitavuse kogu ärisuhte vältel.