Riskide juhtimise ja hoolsusmeetmete kohaldamise juhend

4.88. Ärisuhte loomisel või juhuti tehtava tehingu tegemisel peab tuvastama juriidilisest isikust kliendi või juhuti tehtavas tehingus osaleva juriidilise isiku isikusamasuse ning esitatud teavet kontrollima (verifitseerima) usaldusväärsest ja sõltumatust allikast hangitud teabe põhjal, sealhulgas e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste vahendite abil.

4.89. Lisaks juriidilise isiku isikusamasuse tuvastamisele, tuleb tuvastada ka juriidilise isiku esindaja ning tegeliku kasusaaja isikusamasus ning saadud andmeid kontrollida. Juriidilise isiku esindaja isikusamasuse tuvastamisel jälgitakse punktis 4.53. toodut. Juriidilise isiku esindaja on:

4.89.1. juhatuse liige;

4.89.2. prokurist;

4.89.3. volitatud esindaja;

4.89.4. muu seaduslik esindaja, kelle esindusõigus tuleneb seadusest.

4.90. Välisriigi juriidilise isiku esindaja peab kohustatud isiku nõudel esitama oma volitusi tõendava notariaalselt või sellega võrdsustatud korras kinnitatud dokumendi, mis on legaliseeritud või kinnitatud legaliseerimist asendava tunnistusega (apostilliga), kui välislepingust ei tulene teisiti.

4.91. Isikusamasuse tuvastamise protsess tuleb kirjeldada protseduurireeglites. Protsessi kirjelduses peab olema selgitatud, milliseid andmeid juriidilise isiku isikusamasuse tuvastamisel säilitatakse. Näiteks, kui juriidilise isiku isikusamasust kontrollitakse läbi registri päringu, siis tuleb protsessides kirjeldada, kas ja millistel tingimustel registri väljavõtteid päringu tegemise kohta säilitatakse. Näiteks ei ole selge ja arusaadav protsess, kui osaliselt klientide registrikaarte säilitatakse ning osaliselt mitte. Sellises olukorra puudub järelevalveasutusel ülevaade, kas konkreetse kliendi registripäring on teostatud või mitte. Protsess peab olema läbivalt ühetaoline ja jälgitav. Kui registrikaardi väljavõtet ei säilitata, siis tuleb protsessides kirjeldada, kuidas on taasesitamist võimaldaval viisil võimalik kontrollida päringu tegemise logi.

4.92. Juriidilise isiku tuvastamisel säilitab kohustatud isik järgmised andmed:

4.92.1. juriidilise isiku nimi või ärinimi, sealhulgas juriidilise isiku õiguslik vorm;

4.92.2. registrikood või registreerimisnumber ja -aeg;

4.92.3. juhataja nimi või juhatuse liikmete või muu seda asendava organi liikmete nimed ja nende volitused juriidilise isiku esindamisel;

4.92.4. juriidilise isiku sidevahendite andmed;

4.92.5. juriidilise isikuga vahetult seotud andmed nagu juriidilise isiku asukoht (st kus riigis juriidiline isik asutati) ning tegevuskoht.

4.93. Juriidilise isiku isikusamasus tuvastatakse järgmiste dokumentide alusel:

4.93.1. asjakohase registri registrikaart;

4.93.2. asjakohase registri registreerimistunnistus; või

4.93.3. eelnimetatud dokumendiga võrdväärne dokument. Muu võrdväärne dokument peab pärinema usaldusväärsest allikast (registrist või ametiasutuselt) ning sisaldama ettevõtte põhiandmeid. Muu dokument peab tõendama ettevõtte registreerimist samaväärselt registrikaardi või registreerimistunnistusega.

4.94. Kui kohustatud isikul ei ole võimalik isikusamasuse tuvastamiseks kasutatavat originaaldokumenti näha, võib kasutada isikusamasuse kontrollimiseks ka dokumenti, mis on notariaalselt tõestatud, notariaalselt või ametlikult kinnitatud või muud usaldusväärsest ja sõltumatust allikast pärinevat teavet, sealhulgas ka e-identimise ja e-tehingute usaldusteenuste vahendeid. Kui originaaldokumenti pole võimalik näha, siis tuleb eelnimetatud andmete kontrollimiseks kasutada vähemalt kahte erinevat allikat. 

4.95. Juriidilise isiku ja tema esindaja ning tegelike kasusaajate isiku tuvastamist ja isikusamasuse kontrollimist ei pea kohaldama uuesti, kui sama juriidilise isikuga on juba kehtiv ärisuhe ja sama juriidiline isik soovib sõlmida uut kestvuslepingut või saada uut teenust. Ülaltoodu kehtib ka juhul, kui uut ärisuhet soovib luua füüsiline isik, kelle isikusamasus on tuvastatud ja kontrollitud muu õigussuhte raames, kus see isik on olnud teise kliendi esindaja. Eeltoodu kehtib eeldusel, et ei ole kahtlust klienti puudutavate andmete (sealhulgas isikusamasuse tuvastamise ja tegeliku kasusaaja tuvastamise käigus kogutud andmete) õigsuses ja kehtivuses. Eeltoodu ei tähenda, et kliendi osas ei peaks tuvastama uue ärisuhte eesmärki juhendi punkti 4.170. mõttes või et ärisuhet ei peaks jälgima juhendi punkti 4.222. mõttes. Antud punktis kirjeldatud erandit kasutades peab kliendikaustas (ehk kohas, kus hoolsusmeetmete käigus kogutud andmeid säilitatakse) olema selge viide asjakohaste isikusamasuse tuvastamise käigus kogutud dokumentide kättesaamise kohale (ehk nö kliendikaustale, kus algse isikusamasuse tuvastamise käigus kogutud andmeid säilitatakse).

4.96. Kohustatud isik peab olema valmis selgitama ja põhjendama isikusamasuse tuvastamise meetme ja kasutatava kontrollimeetme valikut pädevale järelevalveasutusele. Sealhulgas tuleb vajadusel selgitada, miks on tegemist usaldusväärsest ja sõltumatust allikast pärit teabega, millised on need kaks erinevat allikat, ning põhjendama, miks valitud meede on kooskõlas kliendi ja temaga seotud ärisuhte riskiprofiili ning riskiastmega.

4.97. Kohustatud isiku nõudmisel peab klient esitama isikusamasuse tuvastamiseks vajalikud dokumendid ja andma asjakohast teavet. Samuti kinnitab klient kohustatud isiku nõudmisel hoolsusmeetmete kohaldamiseks esitatud teabe ja dokumentide õigsust oma allkirjaga. Juhul kui kohustatud isikul on ligipääs asjakohastesse registritesse, ei pea ta kliendilt nõudma isikusamasuse tuvastamiseks kasutatavate asjakohaste dokumentide esitamist, näiteks registrikaardi väljavõtet.